Канцелярія

Канцелярія є самостійним структурним підрозділом університету та підпоряд-ковується безпосередньо ректору.

Канцелярія у своїй діяльності керується чинним законодавством України, Статутом університету, Колективним договором, правилами внутрішнього трудового розпорядку, правилами і стандартами документаційного забезпечення управління, іншими нормативними документами, розпорядженнями ректора.

До складу канцелярії входять такі структурні підрозділи:

1. Експедиція
2. Друкарське бюро

Цілі та завдання

Цілі: Встановлення єдиного порядку роботи з документами в університеті, документаційне забезпечення на основі використання сучасної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і оптимізація документообігу.

Завдання: Забезпечення чіткої роботи з документами, контроль за підготовкою та їх оформленням, своєчасним виконанням, вживання заходів щодо скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнення та аналіз даних про хід і результати цієї роботи, організація використання та зберігання документальних матеріалів, закінчених діловодством.

Функції канцелярії:

• Забезпечення своєчасного перегляду вхідної, вихідної і внутрішньої документації, здійснення систематичного контролю за своєчасним виконанням документів, аналіз контролю їх виконання, складання відповідних довідок для керівництва.
• Оформлення і розсилання розпорядчих документів, контроль за правильним оформленням документів.
• Здійснення прийому, реєстрації, зберігання, обліку, постачання документів у підрозділи.
• Формування справ, а також підготовка до відправлення документів на зберігання.
• Організація роботи з прийому керівником відвідувачів.
• Розгляд і підготовка для доповіді керівництву відповідної кореспонденції.
• Аналіз справ у структурних підрозділах по роботі з документами, подання висновків та пропозицій щодо покращення роботи.
• Підготовка відповідних матеріалів для засідань, а також пропозицій керівництву університету і повідомлення про час проведення, обробка протоколів засідань, контроль виконання рішень.
• Контроль за термінами та своєчасним виконанням документів.
• Організація роботи з метою підвищення кваліфікації працівників структурних підрозділів та кафедр, які працюють з документами, розробка інструкції з діловодства.
• Ведення обліку і реєстрації документів, підготовка для доповіді керівництву університету та керівникам структурних підрозділів визначених документів, які стосуються їх компетентності.
• Складання номенклатури справ канцелярії та зведеної номенклатури справ університету, підготовка справ до здачі їх в архів.
• Приймання та реєстрація звернень, пропозицій та скарг громадян, заяв співробітників університету та контроль за виконанням вказівок керівництва щодо їх вирішення .
• Прийом вхідної кореспонденції (листів, бандеролей, посилок, періодичних видань) та розподіл її по структурним підрозділам, відправка належним чином оформлених поштових відправлень.
• Доставка термінової кореспонденції зовнішнім адресатам (установам та організаціям міста).
• Забезпечення згідно з встановленим порядком приймання, реєстрації, систематизації, зберігання та використання документальних матеріалів, що надійшли до архіву.

Для виконання своїх функцій канцелярія взаємодіє з підрозділами університету:

• з керівниками структурних підрозділів та відповідальними за діловодство – з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання документів в службових цілях;
• з юрисконсультом – з правових питань, пов’язаних з підготовкою документів;
• із службами відділу кадрів, фінансово-економічним – з питань розстановки кадрів, доставкою документів, відправленням документів;
• із службами матеріально-технічного постачання, адміністративно-господарською частиною – з питань забезпечення працівників канцелярії засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування;
• з керівниками інших установ та навчальними закладами – з питань роботи з документами.