Відділ студентської документації

Відділ студентської документації є самостійним структурним підрозділом Вищого навчального закладу Укоопспілки “Полтавський університет економіки і торгівлі” та підпорядковується безпосередньо ректору і першому проректору.

Мета Відділу – організаційний та методичний супровід процедури підготовки, створення, ведення, зберігання, обліку та видачі документів студентів.

Основними завданнями Відділу є:

• формування, ведення та зберігання особових справ здобувачів вищої освіти денної форми навчання;
• підготовка наказів щодо студентського складу денної форми навчання;
• облік персонального складу та руху здобувачів вищої освіти денної форми;
• підготовка та видача довідок за запитами здобувачів вищої освіти і установ щодо студентського складу денної форми навчання;
• замовлення, виготовлення, видача й облік документів про вищу освіту та додатків до дипломів для здобувачів вищої освіти денної форми навчання та іноземних здобувачів вищої освіти;
• замовлення, виготовлення, видача, облік студентських квитків для здобувачів вищої освіти денної форми навчання та іноземних здобувачів вищої освіти.

Основними функціями Відділу є:

• перевірка та отримання від приймальної комісії особових справ здобувачів вищої освіти (громадян України) денної форми навчання зарахованих до Університету;
• облік, ведення та зберігання особових справ здобувачів вищої освіти (громадян України) денної форми навчання;
• підготовка та передача особових справ випускників Університету (денної форми навчання, громадян України) до архіву Університету;
• видача оригіналів документів про освіту, що були підставою до вступу, з особових справ здобувачів вищої освіти (громадян України) денної форми навчання, які підлягають поверненню, випускникам або відрахованим здобувачам вищої освіти;
• формування та внесення наказів про персональний склад і рух здобувачів вищої освіти (громадян України) денної форми навчання до програмного забезпечення IZETA;
• облік персонального складу і руху здобувачів вищої освіти (громадян України) денної форми навчання;
• організаційний та методичний супровід процедури виготовлення та видачі студентських квитків студентам (громадян України та іноземних студентів) денної форми навчання;
• організаційний та методичний супровід процедури підготовки та видачі документів про вищу освіту випускникам (громадян України та іноземних студентів) денної форми навчання;
• організаційний та методичний супровід процедури підготовки та видачі дублікатів документів про вищу освіту випускникам Університету та повторне виготовлення студентських квитків здобувачам вищої освіти (громадянам України) та іноземним здобувачів вищої освіти денної форми навчання;
• підготовка та видача довідок за запитами здобувачів вищої освіти (громадян України) денної форми навчання та установ.

Замовлення дублікатів документів про освіту (диплому або додатка до диплома)

Механізм замовлення, виготовлення, видачі та обліку документів про вищу освіту за акредитованою освітньою програмою (спеціальністю, напрямом підготовки) (далі – документи про вищу освіту) та додатків до дипломів європейського зразка (далі – додатки до документів про вищу освіту) встановлює «Порядок замовлення, виготовлення, видачі, обліку документів про вищу освіту та додатків до дипломів європейського зразка» затверджених наказами Міністерства освіти і науки України від 06.03.2015  № 249 та у редакції наказу Міністерства освіти і науки України від  02 листопада 2020 року № 1351.

Замовлення на формування інформації, що відтворюється в дублікаті документа про вищу освіту

I. Дублікат документа про вищу освіту виготовляє заклад освіти у разі:

1. втрати, викрадення документа про вищу освіту;
2. пошкодження документа про вищу освіту, що призвело до порушення цілісності інформації;
3. якщо після внесення до ЄДЕБО інформації про видачу документа про вищу освіту виявлено помилки в інформації, що відтворюється в документі про вищу освіту;
4. невідповідності документа про вищу освіту формі (зразку), встановленій (встановленому) на дату його видачі;
5. зміни прізвища, імені, по батькові (за наявності) у зв’язку зі зміною (корекцією) статевої належності особи, на ім’я якої було видано документ про вищу освіту;
6. неможливості встановити інформацію, що необхідна, зокрема, для підготовки документа про вищу освіту до міжнародного обігу, проставлення апостиля та/або його легалізації, через втрату, знищення чи недоступність архівів закладу освіти.

II. Дублікати документа про вищу освіту виготовляються та видаються за письмовою заявою особи, на ім’я якої було видано документ про вищу освіту, що подається нею особисто або через уповноваженого представника до закладу освіти, що видав документ про вищу освіту.

III. У заяві про видачу дубліката зазначаються:

• прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), дата народження;
• серія (за наявності), номер, ким і коли видано документ, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України, або документ, що посвідчує особу та підтверджує її спеціальний статус;
• реєстраційний номер облікової картки платника податків;
•  унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності);
• місце проживання, телефон  особи, на ім’я якої було видано документ про вищу освіту;
• найменування закладу освіти та рік його закінчення;
• назва документа про вищу освіту, дублікат якого замовляється;
• найменування спеціальності (напряму підготовки, спеціалізації, освітньої програми);
• причина замовлення дубліката документа про вищу освіту відповідно до підпунктів 1-6 пункту 1 цього розділу;
• інші відомості, які особа, на ім’я якої було видано документ про вищу освіту, вважає суттєвими для отримання дубліката.